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Alquiler salas de reuniones modernas y versátiles

Si está organizando una reunión o sesión de capacitación fuera de sus instalaciones comerciales habituales, debe tomar en cuenta que ese alquiler de salas se adecue a su propósito ¡Le mostramos cómo!

Además de estar equipada con todos el mobiliario y accesorios necesarios, debe tener un ambiente agradable y profesional y todas las facilidades.  Entonces, ¿qué debe tener exactamente una gran sala de reuniones? Le damos una completa guía:

 

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¿Qué función cumplen las salas de reuniones?

Una sala de reuniones es un espacio dedicado a reuniones, debates, juntas directivas, proyectos colaborativos y sesiones de formación más informales e internas.

Las salas de reuniones pueden variar en tamaño, por lo tanto, ya sea que usted tenga una empresa nueva o una empresa mucho más grande, puede encontrar salas de reuniones que tengan el tamaño adecuado para sus necesidades.

 

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Características de una sala de reuniones moderna

Una buena sala de reuniones es aquella que está equipada con todas las herramientas que necesita y fomenta la colaboración y el pensamiento creativo. 

  • La estancia debe resultar cómoda, tanto a nivel visual como físico. Implica una iluminación y temperatura regulables y opciones de color neutrales. Lo ideal es que la sala se encuentre en una zona tranquila y privada.
  • Debe tener soluciones de audio y video para cualquier configuración de sala o de talleres. Con una gama de equipos de conferencia, desde altavoces portátiles hasta soluciones de videoconferencia inteligentes todo en uno.
  • En tiempos de COVID, hay que prestar más atención a las opciones de ventilación (ventanas y puertas fáciles de abrir) y al acceso a productos de higiene como desinfectantes de manos y similares.
  • En los últimos años, cada vez es más común equipar las salas de conferencias con una plataforma de conferencias específica que una empresa puede utilizar, como Microsoft Teams Room.

Las salas de reuniones deben ser un lugar donde su equipo de trabajo se sienta productivo, concentrado y cómodo.

¿Cuál es la diferencia entre una sala de reuniones y una sala de conferencias?

Mientras que una sala de reuniones es un espacio multifuncional para una variedad de reuniones internas colaborativas y basadas en debates, las salas de conferencias son más formales. Le mostramos:

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1. Salas para talleres

Suele ser una estancia pequeña para unos pocos participantes. Se utiliza para facilitar las charlas espontáneas entre colegas y llevar a cabo sesiones rápidas de trabajo. Para este tipo de estancia, todo lo que necesita es una mesa y algunas sillas y tal vez un alquiler de salas por horas.

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2. Sala para reuniones

La definición de las salas para reuniones es que están destinadas a sesiones más estructuradas y programadas previamente que tienen hasta una hora de duración o incluso más. A menudo, una buena sala de reuniones necesitará equipos adicionales como pizarras blancas, proyectores y equipamiento similar.

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3. Salas de conferencias

Una sala de conferencias va un paso más allá partiendo desde una sala de reuniones, ya que no solo debe acomodar a los participantes físicos, sino también facilitar las conferencias con colegas que solo están presentes por vía telemática o que de alguna manera instruirán a un equipo más grande de trabajo.

Al igual que con las salas de reuniones, el tamaño de las salas de conferencias puede variar, pero todas requieren equipos de conferencia especializados, en función del número de participantes.

 

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Checklist de lo que debe tener una sala de reuniones

Estas son algunas de las características clave básicas que debe buscar en un buen espacio para reuniones.

  • Mucho espacio de alta calidad: significa habitaciones de forma simple sin espacios incómodos para maximizar la usabilidad de las habitaciones. 
  • Aire acondicionado.
  • Ventanas.
  • Tomas de corriente.
  • Buena conexión wifi.
  • Tecnología audiovisual con televisores.
  • Asientos.
  • Una mesa o varias.
  • Accesible.
  • Pizarras.

¿Qué hacer una vez se ha alquilado una sala para reuniones?

Una vez que haya alquilado una sala para reuniones, es importante prepararla para asegurarse de que todo funcione sin problemas. Aquí hay una breve lista de verificación de elementos a considerar:

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1. Diseño de la sala de reuniones

Hay cuatro tipos de diseños a tener en cuenta al configurar su sala de reuniones. Cada uno tiene sus propios beneficios y se puede utilizar para fomentar una variedad de comportamientos, como el pensamiento independiente o colaborativo. 

  • El estilo de sala de juntas: esta es una excelente opción para la discusión grupal, ya que todos pueden verse e incluir a los que se unen a la reunión de forma remota, ya que pueden unirse a través de un altavoz o video. Este diseño puede parecer más formal y recuerda el diseño estándar de su sala de conferencias.
  • Forma de U: este formato se presta a los talleres, ya que mientras las personas participan en tareas y discusiones, el orador puede acceder fácilmente a cada participante e interactuar con ellos. 
  • Grupos: con reminiscencias de las aulas, organizar mesas dentro de grupos es excelente para actividades de formación de equipos y fomentar discusiones y tareas grupales, como crear un mapa mental. Los grupos pueden ocupar más espacio dentro de la sala y también dificultar que algunas personas vean al orador ya que sus espaldas miran hacia el centro de la sala.

Filas: este diseño es mejor para reuniones en las que las personas están allí para escuchar y estar informadas, en lugar de participar, ya que el formato de sala de conferencias dificulta que las personas participen o colaboren entre sí de manera efectiva.

2. Asientos en sala de reuniones

Asegurarse de tener suficientes asientos para la cantidad de personas que asistirán a su reunión es una tarea simple que a menudo se olvida.

También es recomendable prepararse para que aparezcan más personas en el último minuto, para asegurarse de que haya una interrupción mínima una vez que haya comenzado su presentación.

3. Temperatura cómoda

Ya sea que sea el día más caluroso del año asegúrese de haberse tomado el tiempo para hacer que la sala sea cómoda para sentarse durante la reunión.

 

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¿Por qué elegir el CCCR para alquilar sus salas de reuniones?

Al igual que con el alquiler de cualquier cosa, contamos con un equipo que se encarga de todas sus necesidades, tamaño del salón o sala, comodidades, beneficios adicionales, como catering, máquina de café y refrigerios, estado del espacio, tecnología para eventos híbridos y una ubicación insuperable y con capacidad de hasta 70 personas.

 

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