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Tipos de eventos empresariales: conozca sus características

En esta sección cubriremos los tipos de eventos corporativos más útiles y algunos otros sociales que debes conocer. Cada tipo incluye una breve descripción de lo que es junto con detalles sobre los objetivos comerciales, qué tipos de lugares necesitará y cómo planificar el diseño de su evento.

Los planificadores de eventos corporativos tienen que conectar los objetivos comerciales específicos con cada uno de los tipos de eventos. Tratar de determinar qué tipos de eventos son los mejores para lograr los objetivos únicos de su organización puede ser un desafío, ya que hay muchas opciones para elegir. 

Aclararemos parte de esa confusión centrándonos en los seis mejores tipos de eventos para empresas y lo que puede esperar obtener de cada uno. También incluiremos muchos detalles para ayudarle a iniciar su planificación. Pero primero, una definición rápida:

¿Cuáles son los tipos de eventos más comunes?

Los tipos de eventos se pueden separar en corporativos, privados o benéficos. Los eventos corporativos se enfocan en las empresas y los clientes, mientras que los eventos privados son más recreativos y los eventos de caridad son para la filantropía.

Los mejores eventos corporativos tienen asociados objetivos concretos y alcanzables. Lo cual tiene sentido dado el costo y la cantidad de planificación que se dedica a cada uno.

Si usted es nuevo en la planificación de eventos corporativos o simplemente está buscando más inspiración le ayudaremos a alcanzar sus objetivos comerciales. ¡Aquí tenemos más detalles!

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1. Conferencias

Una conferencia es un gran evento (el número de asistentes suele ser de cientos o miles) centrado en un tema o industria central que normalmente se lleva a cabo durante varios días.

Las actividades para este tipo de evento incluye oradores, exhibiciones, concursos y oportunidades para establecer contactos, así como más reuniones recreativas antes y después de la conferencia.

  • Los objetivos comerciales:aumentar el conocimiento del producto o la marca, aumentar las ventas, posicionar a la empresa como experta.
  • ¿Qué escenario elegir según el tipo de evento? Centros de conferencias y convenciones.
  • Tipos de eventos según los participantes: cualquier plano de planta que sea espacioso, tenga en cuenta las líneas de visión y mantenga a los asistentes lo más cerca posible de los oradores funcionará bien en una conferencia. Pruebe los asientos estilo auditorio para mantener la atención en el escenario o el estilo banquete para facilitar los grupos de trabajo.

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2. Ferias Comerciales

Las ferias comerciales reúnen muchas marcas afines bajo el paraguas de un tema principal o de una industria (por ejemplo una feria de turismo o de seguridad industrial). Este tipo de evento interactivo se basa en stands de exhibición y socios interesantes para crear experiencias memorables para su audiencia.

  • Los objetivos comerciales: muestre una variedad de productos tanto antiguos como nuevos, conéctese cara a cara con su audiencia, potencie la generación de prospectos, cree listas de contactos de ventas/mercadeo.
  • ¿Qué escenario elegir según el tipo de evento? Centros de conferencias y convenciones, auditorios, universidades.
  • Tipos de eventos según los participantes: los diseños de cuadrícula ayudan a organizar los stands en pasillos para lograr una mayor eficiencia del espacio, además de agrupar las marcas en categorías relevantes. Ayuda a su audiencia a planificar a qué puestos quieren dirigirse, así como a descubrir nuevas marcas cercanas que también pueden atraer sus intereses.

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3. Seminarios

En la superficie, los seminarios se parecen mucho a las conferencias. La mayor diferencia es que los seminarios están totalmente dedicados a la instrucción y la formación. Debido a que son de naturaleza académica, tiene sentido que a menudo se realicen como una serie e involucren a grupos más pequeños que sus contrapartes de tipo de evento más masivo y diverso.

  • Los objetivos comerciales: capacitación de productos, capacitación de empleados, certificaciones o cursos, desarrollar o fortalecer la lealtad del cliente a largo plazo.
  • Lugares ideales para este tipo de evento: aulas, salas de juntas, espacios multifunción de tamaño pequeño a mediano.
  • Tipos de eventos según los participantes: los diseños estilo salón de clases y las mesas estilo conferencia ayudan a los asistentes a aprender en grupo y al mismo tiempo les brindan espacio para separarse en secciones de discusión o socios, según sea necesario.

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4. Reuniones corporativas fuera de las instalaciones y ejecutivas

Las reuniones corporativas externas y ejecutivas son eventos presenciales en los que a menudo participan empleados de alto nivel y/o socios comerciales clave.

Las empresas utilizan este tipo de eventos por muchas razones, pero depende del planificador de eventos prepararlos para el éxito a través de agendas claras, entornos creativos y herramientas o políticas que mejoren la productividad.

  • Los objetivos comerciales: generar nuevas ideas, completar una tarea específica, tomar decisiones importantes, establecer asociaciones.
  • ¿Qué escenario elegir según el tipo de evento? salas de juntas, restaurantes, espacios de coworking.
  • Tipos de eventos según los participantes: las mesas redondas son mejores para grupos de 10 o menos (para facilitar la discusión), mientras que los grupos más grandes funcionan mejor con asientos en forma de U o el estilo clásico de conferencia.

Las reuniones en persona pueden ser divertidas y productivas siempre y cuando implementes algunas políticas para mantener a los asistentes enfocados.

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5. Fiestas de empresas

Las fiestas de la empresa reúnen a los empleados para celebrar victorias compartidas, reconocer hitos, levantar la moral y disfrutar de los días de celebración nacional. Si bien el enfoque de este tipo de evento suele ser la diversión y la relajación, los planificadores de eventos aún pueden establecer y lograr objetivos concretos para sus colegas.

  • Los objetivos comerciales: mostrar aprecio por los empleados, facilitar la interacción entre departamentos, mejorar la cultura de la empresa.
  • ¿Qué escenario elegir según el tipo de evento? Restaurantes, almacenes convertidos, lugares únicos , instalaciones para eventos en el lugar, lugares para bodas , lugares recreativos
  • Tipos de eventos según los participantes: debido a que las fiestas de empresa están hechas para socializar, es mejor incluir mucho espacio vacío para bailar o simplemente pararse y hablar. Agrega algunas mesas y sillas para mayor comodidad (especialmente si planeas servir comida).

Las fiestas de la empresa son un componente importante de un ecosistema de eventos corporativos exitoso gracias a sus efectos inherentes de aumento de la moral en los empleados.

No todos los tipos de eventos pueden ser corporativos, también los hay personales:

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Eventos sociales

Un evento social se define como un evento característico de personas que forman grupos. Esto puede referirse a eventos, espectáculos, funciones sociales y fiestas, concursos y competencias.

Con esta definición de evento social en mente, ¡las posibilidades abundan! Ya sea que esté organizando una fiesta de cumpleaños, un matrimonio, una graduación o celebrando a tu equipo de trabajo, darle vida a una fiesta con algo nuevo y único siempre es una buena idea.

Desde catas hasta fiestas temáticas y concursos de cocina, el lugar siempre contaré cuando se trata de planear una fiesta o evento social inolvidable.

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Eventos culturales o deportivos

Los festivales culturales o deportivos suelen ser culturalmente dominantes. Entre ellos se encuentran los festivales de música o de cine, que son los más difundidos. ¡A veces con un objetivo caritativo, el festival está destinado a ser agradable y festivo!

Organizar un festival requiere mucha preparación previa, con una fase de comunicación que es fundamental para asegurarse de atraer al máximo de público. Esta es también la razón por la cual es esencial tener un programa de primera categoría.

Otro punto importante a tener en cuenta es que organizar un festival es un proyecto bastante arriesgado, ya que es un evento que requiere un presupuesto considerable.

La única forma de equilibrar las finanzas es planificar una buena estrategia planificando su presupuesto de la A a la Z para garantizar un alto ROI. Así que no dude en llamar a socios locales y regionales que puedan ayudarlo a comunicarse más ampliamente.

Planifique el tipo de evento correcto de la manera correcta

Para ayudar a organizar, realizar un seguimiento y monitorear el progreso de los objetivos, necesitarás confiar en un excelente equipo y en el mejor venue que puedas encontrar en Costa Rica. Ya sea para alcanzar tus objetivos comerciales, para planear la fiesta más especial o para cualquier tipo de evento contáctanos hoy mismo.



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