Prepare sus congresos internacionales en Costa Rica

Empecemos por definir ¿qué son los congresos internacionales? se trata de una conferencia ocasional o periódica en las que los integrantes de una asociación o colegas de una misma profesión o industria se reúnen para debatir cuestiones relacionadas con su quehacer. 

¿Cómo son los congresos?

En este tipo de eventos suelen presentarse varias conferencias o exposiciones sobre determinados temas, con el fin de compartir avances obtenidos en un campo de saber específico, además debatir sobre estos y, así, actualizar, clasificar y difundir los últimos hallazgos al entorno más próximo que se ve impactado por ellos.

Entonces, si se trata de una gran reunión de expertos para debatir un tema, mostrar avances sobre algo o compartir conocimiento, estamos hablando de un congreso. Según los expertos, la duración promedio va de los 3 a 5 días, de modo que todos los temas puedan ser abordados.

Tipos de congresos internacionales

Los congresos internacionales tienen características especiales y por eso hay diversos tipos de estos encuentros, según su periodicidad, donde pueden ser ordinarios o extraordinarios; según la finalidad pueden ser de carácter social, privado o mixtos; y están los que realizan las entidades oficiales como sindicatos o partidos políticos.

Pero, además, está la clasificación que indica el contenido. Aquí hay varios tipos: congresos científicos, académicos, culturales, artísticos, tecnológicos, entre muchos otros. 

Lo cierto es que dentro de esta industria caben cientos de temáticas que se abordan en el mundo como congresos de educación, literatura, médicos internacionales, de humanidades, innovación educativa.

Y, ante la duda sobre ¿qué se hace en un congreso internacional? hay que hablar del Comité Organizador, que es aquel grupo de personas de diversas áreas encargadas de gestionar gran parte de los asuntos relacionados con este gran evento.

Ellos deben tener un orden que les permita delimitar los alcances del encuentro y tener claras algunas premisas esenciales en la organización que terminan siendo de una gran relevancia, tanto para quien asiste, como para el gremio que está inmerso en la temática que se plantea. Aquí algunos asuntos para tener en cuenta.

Las 5 cosas que hay que tener en cuenta en la planeación de un congreso internacional

En la planeación de un congreso internacional hay diversos factores que se deben tener en cuenta. Aquí los cinco más relevantes:

• Equipo organizador:

  lo ideal es que esté compuesto por un variado grupo de profesionales de diferentes áreas, pues esto le aportará valor al espacio. Este equipo deberá coordinar todo antes, durante y después del congreso internacional.

• Temática a trabajar:

  sin esta prácticamente no hay manera de comenzar, pues es la que finalmente definirá quiénes serán los ponentes, qué alcance se le dará al tema, quienes son los interesados en escuchar y compartir conocimiento y qué hacer con las conclusiones que se deriven del abordaje de esos asuntos.

• Lugar del congreso:

  si hay algo que llame más la atención de un evento es el recinto donde se llevará a cabo. 

Este dice mucho de la categoría del encuentro y del ambiente del que se reviste, pues lo ideal es que el recinto adquiera y oferte la idiosincrasia, costumbres y gastronomía del país anfitrión. 

Este lugar debe ser un espacio que no solo llame la atención, sino que cuente con excelentes condiciones para las comunicaciones y una insuperable infraestructura que anime a los invitados a asistir y vivir múltiples actividades.

• Fechas:

  otro factor importante en la etapa de planeación es la fecha del evento que, aunque parezca fácil elegirla, no lo es, pues los organizadores deberán tener en cuenta, según el país de destino los días feriados, así como también la situación política, económica y climática, de modo que la fecha sea el mejor momento para la gran mayoría de los convocados.

• Presupuesto:

  no menos importante es el presupuesto con el que se cuenta para desarrollar todas las actividades y los patrocinadores que tendrá el congreso internacional, pues son estos últimos los que apalancan la mayoría de los momentos que se tienen planeados.

Con estos cinco asuntos definidos se le podrá dar inicio a otras fases para la organización de un congreso internacional, como la convocatoria al evento; la elaboración de un cronograma para la planeación; el diseño del programa de contenidos; el diseño de la imagen oficial; la definición de los ponentes en los diversos temas; y los asuntos logísticos asociados a la comercialización del evento, la atención a los asistentes en temas como alojamientos, oferta gastronómica dentro del encuentro y las actividades extra que se van a realizar.

No se puede dejar de lado el hecho de realizar un informe posterior a la finalización del evento, donde se evalúe el congreso y sus resultados y se detallen asuntos que van desde lo financiero, hasta los aportes académicos, las posibilidades que se abrieron y los temas por mejorar en próximos encuentros, etc.

Prepare sus congresos internacionales en Costa Rica 

Y si la propuesta es hablar de un tema neurálgico para un área del saber, con expertos de lujo, pero, además, en un destino irresistible, nada más tentador que un congreso internacional en Costa Rica turístico, un país exótico, donde naturaleza y cultura acogen a sus diversos visitantes. 

Allí se encuentra el Centro de Convenciones de Costa Rica, un escenario versátil, amplio y moderno con salones para eventos para recibir a sus invitados. Un recinto inspirado en la biodiversidad, y que es una verdadera obra de arte de la arquitectura y que exalta la cultura y la autenticidad de este país. 

El recinto cuenta con buena accesibilidad, una ubicación excelsa (a 8 kilómetros del Aeropuerto Internacional Juan Santamaría y a 10 kilómetros del centro de la ciudad San José) y está dotado con tecnología de última generación y un equipo enfocado en el servicio, todo para que la experiencia sea única e incomparable.