Si estás planeando un evento pronto, hay varios factores que se deben tomar en cuenta para asegurar que todo salga perfecto. Aquí te detallamos algunos de los que utilizamos cuando realizamos eventos en el Centro de Convenciones:
- Delimitar los objetivos
¿Qué tipo de evento estás organizando? ¿Se trata de una fiesta, una feria, una convención? Es muy importante definir en esta etapa el tipo de evento, cantidad de personas,
a qué hora será y cuáles actividades se van a realizar.
- Buscar el financiamiento y establecer un presupuesto
Esto es clave para poder seguir con el desarrollo de un evento: hay que decidir si se van a vender entradas o si el acceso es libre. Si esta última opción es la adecuada, se tienen que tener localizados los fondos que van a hacer posible la realización de la velada y que cubra todas las necesidades que se presenten en el salón de eventos.
- Determinar cómo se va a llevar a cabo la comunicación
Aquí se decide si se envían invitaciones individuales (en el caso de fiestas privadas) o si se
requiere de toda una campaña de expectativa con posteos en redes sociales y en algunas
ocasiones, uso de influencers para tener mayor alcance.
- Venta de entradas
Para la venta de entradas, las plataformas digitales son las más comunes y fáciles de utilizar.
- Realizar pruebas técnicas
Esto es básico, pero el día de montaje del evento es de suma importancia hacer varias pruebas técnicas (especialmente si hay música o juegos de luces) en el salón de la fiesta.
Nunca está de más tener un asistente técnico que se encuentre en el sitio supervisando cada detalle de la operación.
- Confirmar la seguridad y la correcta capacitación de todo el staff
Esto es muy importante para evitar incidentes: el staff de seguridad debe estar correctamente capacitado y entender el tipo de evento en el que está colaborando, así se evitan incidentes discriminatorios y todos los invitados pueden sentirse adecuadamente protegidos.
- Cumplir con el timing
Un evento exitoso es un evento puntual: es muy importante poder resolver imprevistos de manera sutil e impedir que cualquier situación afecte el cronograma original de la velada.
- Asegurarse que la comida y bebida sea de excelente calidad
Esto se logra haciendo una prueba antes, y monitoreando que todos los estándares de calidad se cumplan dentro del salón de la fiesta.
- Estar preparados para resolver inconvenientes rápido
Y de manera discreta: en fiestas, charlas, convenciones, etc. cualquier cosa puede pasar. Por eso es importante estar preparados y tener un plan A, B y C mapeado ante cualquier posible problema.
- Compartirlo de la manera adecuada
¿Cómo vas a mostrarle tu evento al mundo? ¿Con fotos y stories en redes sociales es suficiente o querés hacer un aftermovie? Ya la velada que planeaste fue todo un éxito, ¡llegó el momento de compartirlo con el mundo!
Estas son 10 de las reglas de oro que utilizamos para organizar los mejores eventos en el Centro de Convenciones de Costa Rica: es así cómo nos aseguramos la excelencia en cada ocasión.
