Está por terminarse el año y a pocas semanas de decir: ¡Feliz año nuevo! las empresas comienzan a darle forma a su fiesta para hacer de esta fecha un momento que quede en la memoria de los empleados. Y aunque para algunas áreas de la empresa es una época de mayor carga laboral, lo cierto es que el ambiente navideño invade el clima de las compañías y llena de expectativas a quienes sienten que han dado todo durante 365 días para que las metas se cumplan.
Al pensar en lugares que logren el objetivo de evocar el mágico 31 de diciembre, entran a jugar varios factores importantes para las empresas como: no hacerlo en las instalaciones de la compañía, darle quizá un toque campestre a la jornada o, simplemente, huirle al sol y a la lluvia y optar por un espacio amplio y cómodo.
También se debe tener en cuenta que el lugar cuente con espacios bien distribuidos, zonas comunes para los diferentes gustos, recursos tecnológicos de vanguardia, versatilidad para adaptarlo a diferentes ambientes y temáticas y, no menos importante, la ubicación.
Todo esto entra en consideración a la hora de planear desde una cena de año nuevo tradicional hasta una celebración con bombos y platillos.
¿Qué debe tener una fiesta de fin de año?
Cualquier fiesta ya es sinónimo de diversión y encuentro con otros. Así que si a lo que se apela es a la tradición no hay mejor época para seguir más los rituales que la Navidad. Pero también es la oportunidad de deslumbrar con actividades y festejos novedosos y disruptivos, que saquen de la rutina laboral a más de uno.
Pero sea cual sea la decisión que se tome al respecto, lo cierto es que estas celebraciones, y sobre todo la de fin de año, refuerzan en los empleados su sentido de pertenencia y propician la cohesión de los equipos, al tiempo que la marca empleadora de la empresa se fortalece.
La lista de actividades que debe tener una fiesta de fin de año es tan larga como la imaginación de quienes están al frente de su organización. Las opciones van desde la tradicional, hasta lo disruptivo, o la combinación de ambos que es una gran estrategia.
La experiencia, eso sí, debe ofrecer diversas opciones durante las horas que dure el evento. Entre las que se pueden elegir están: actividades alrededor de la gastronomía, lúdicas, conciertos, espacios para los niños, rifas y regalos, reconocimientos, juegos por áreas, cabina para fotografías, uso de hashtag, premiación de los concursos navideños, talleres de navidad, flashmob, espectáculo de humor, y el infaltable conteo regresivo y brindis que invita a todos a abrazarse en el deseo de que el año que viene será mejor que el que termina.
8 consejos para preparar la fiesta de celebración de fin de año
1. Lista de invitados
Esto es sin duda uno de los puntos más relevantes, ya que nadie se puede quedar por fuera. También es importante tener claro si la fiesta acogerá a las familias de los empleados o es un evento cerrado para ellos e, incluso, si solo se trata de una reunión de las altas directivas.
No se puede dejar de lado a las personas de las filiales o sedes en otras ciudades o lugares apartados a la sede principal. Como sea que se haya diseñado la experiencia, se debe garantizar que esta la vivan todos los que aportaron a que el año que culmina haya sido de grandes logros.
2. Elegir el lugar de la fiesta de fin de año
Una vez se tiene claro el número de invitados y las actividades que se van a realizar, lo que sigue es escoger el mejor lugar para realizar la festividad de fin de año empresarial. Y aquí el tema de los espacios están a pedir de boca.
Sin embargo, entre las principales recomendaciones están el definir con antelación si será al aire libre (campestre) o en un recinto cerrado, cómo están las vías de acceso al lugar y la dinámica de parqueo, si la ubicación favorece a la mayoría de los invitados, la posibilidad de tener múltiples ambientes, las opciones de equipamiento (entre ellos las ayudas tecnológicas) y servicios adicionales, incluso hasta los elementos arquitectónicos que le dan ese toque único y un estilo o temática al espacio.
Entre los aspectos de orden más logístico se encuentran aquellos que le permiten a la empresa conocer si el lugar que usará para su fiesta cuenta con espacios de acceso de carga y descarga para los proveedores, si debe usar el servicio de catering en el lugar, si existe señalización y elementos en la infraestructura para favorecer a las personas con movilidad reducida y si se deben tramitar con tiempo los permisos especiales (como presencia de bomberos, defensa civil, policía, permisos de uso musical, entre otros).
3. Decoración para año nuevo
Este punto está altamente ligado al anterior, pues la decoración de año nuevo dependerá mucho de las posibilidades que ofrezca el lugar que se ha elegido. También de la temática que se haya definido para ese año, si es del caso.
Lo importante aquí es que el invitado viva y se integre a la decoración, que haga parte de ella y esto puede significar interactuar con elementos que se disponen dentro del recinto para su uso como gorros, gafas, collares, cinturones, marcos de redes sociales para las fotos, etc., o llegar vestidos con la temática definida para hacer juego con la decoración.
De otro lado, la zona de catering debe tener elementos alusivos a esa fecha especial y aquí la gama va desde velas, manteles, copas de vino, bandejas, cordones, la zona dulce y las infaltables uvas que marcan la tradición de comerlas en el momento del conteo regresivo.
Pero también hay que pensar en las zonas de ingreso, rincones, señalizaciones, escenario principal, mesas de los comensales, entre otros lugares icónicos de la celebración donde, en conjunto, logran hacer sentir el espíritu del festejo.
4. Cena de fin de año para los empleados
Las cenas para año nuevo, como las demás experiencias gastronómicas que hacen parte de un gran festejo, son uno de los puntos centrales de la celebración. Una mala vivencia con la comida puede ser fatal para los invitados y dejar a la empresa con una no muy buena reputación interna al final del año.
Por esto, es importante ser meticulosos en la escogencia de bebidas y comida que disfrutarán los comensales, ya sea que las ofrezca un proveedor externo o el servicio de catering del lugar elegido.
La gran noticia es que la mejor decisión es irse por lo tradicional, porque es allí donde está presente el espíritu de la Navidad. Así es, optar por la comida que representa lo navideño, tanto en el mundo del dulce como en el de la sal, es esencial.
Y ¡cuidado! Hay que preguntar por aquellas opciones veganas, vegetarianas o de alimentos especiales para quienes tienen estas preferencias. Esto tendrá que hacerse en un sondeo previo para saber el número de platos que tendrán especificidades especiales.
5. Elige el playslist para la fiesta de Navidad
Sea que la música esté a cargo de una banda contratada o de un DJ, el playlist debe ser variado. A todos los gustos debe dirigirse esta experiencia, eso sí, no se puede dejar de lado la música representativa de la Navidad, sí, esa que solo se escucha en esa época y que no necesariamente es un villancico.
Importante mencionar que si hay niños en el recinto será una decisión de la empresa evitar música con alta carga violenta o sexual, tampoco se puede dejar de lado el nivel del volumen que tendrá la experiencia para que esta no rompa tímpanos. Y ni hablar de lo divertido que es tener otras opciones ancladas a la música como un karaoke de año nuevo y una pista de baile, porque donde hay música, hay alegría y ganas de moverse.
6. ¿Cómo elegir los animadores?
Las propuestas de animación son de un espectro muy amplio y van desde el empleado estrella que todos conocen y al que le gusta animar a los otros a disfrutar la velada, hasta las compañías expertas o artistas reconocidos que se hacen cargo de no dejar caer el ánimo de los invitados.
Según el presupuesto y el objetivo del evento, la empresa debe tomar la decisión de si anima su fiesta con alguien de la casa o con servicio especializado. Para elegirlo debe pensar en la temática que definió, en el número de invitados, en que el lugar se preste para el espectáculo y muchas otras variables que permitirán tener un recuerdo memorable para despedir el año.
Una animación por parte de los encargados de la música en vivo, un invitado sorpresa o influencer en las redes, o esta labor en manos de los mismos directivos están entre las opciones. Lo cierto es que esta persona o grupo debe brindar una experiencia que mezcle el bienestar organizacional que promulga la empresa con la magia de esta festividad. Sin duda, debe ser alguien con mucha energía.
7. Grupo musical
Un grupo musical es lo equivalente a una invitación a bailar y es una de las cosas que más se disfruta en este tipo de fiestas, pues los latinos llevan el sabor en la sangre. Para esto es importante tener a la mano proveedores que ofrezcan el mejor sonido e iluminación para eventos.
Y es que no hay nada mejor que contar con un grupo tocando en vivo, que integre los distintos gustos, pero que no olvide que, a pesar de que faltan pocas horas para terminarse el año, la celebración es en torno a la Navidad, así que en su repertorio debe tener esta playlist, tanto la tradicional como la más nueva.
Y dependiendo de cómo lo vea la empresa y su capacidad presupuestal, las canciones se podrán interpretar a una o dos voces; el show podrá incorporar una orquesta completa o, simplemente, una banda con los instrumentos esenciales para hacer que todos los invitados estén felices.
8. Incentivos y regalos en Navidad para el personal
En este punto, aunque la elección de los regalos o incentivos empresariales dependen mucho del presupuesto, lo importante es dejar huella en esta celebración regalando un souvenir que sirva de recordatorio o incluso rifar diferentes regalos entre los empleados.
Y que levante la mano el que no quiera salir al final de la jornada con su regalo de Navidad, así que la empresa debe preguntarse si el presente es para todos y lo planteará en una actividad como el sorteo, donde algunos por su gran suerte logran llevarse desde ropa, elementos de oficina, hasta electrodomésticos y viajes (y aquí la negociación previa con proveedores para la organización de la fiesta de fin de año es clave).
Fuente:
https://www.venuesplace.com/es
https://www.cosmopolitan.com/es
https://mipropiojefe.com/
https://neomundo.co/
