La sostenibilidad no es un tema nuevo en el planeta. En diversos ámbitos y sectores incluir el tema en la agenda de puntos a tratar es cada vez más recurrente y, por la misma razón, en el sector de los eventos viene adquiriendo mayor relevancia, pues la organización de eventos es tradicionalmente una fuente amplia de impactos negativos para el medio ambiente.
Así que una de las tendencias en la organización de eventos es diseñar experiencias que apunten a impactar positivamente el medio ambiente ymdejar huella en los públicos de interés, a través de la igualdad de oportunidades y la inclusión.
¿Qué es un evento sostenible?
En palabras del Programa de Naciones Unidas para el Medio Ambiente (PNUMA), los eventos de sostenibilidad “son aquellos diseñados, organizados y desarrollados de manera que se minimicen los potenciales impactos negativos ambientales, y que dejen un legado beneficioso para la comunidad anfitriona y todos los involucrados”.
Pero, lejos de parecer algo fácil de planear, es un trabajo que requiere no solo de mucha coordinación, sino de una gran responsabilidad con el entorno y con las personas.
Lo cierto es que cada vez más empresas hacen su apuesta por la sostenibilidad y toman decisiones en torno a la forma como diseñan sus eventos, apuntando así a la disminución de residuos; a bajar el consumo de energía, agua o alimentos; a reducir la contaminación atmosférica, acústica y lumínica; a minimizar el riesgo de accidentes y a procurar el menor deterioro del entorno.
Cada vez hay más agencias, proveedores, operadores, hoteles, centros de convenciones y asociaciones que están promoviendo la sostenibilidad y favoreciendo así la transformación del sector.
Es que más allá del impacto ambiental, también hay otros temas que le son propios a los eventos de sostenibilidad o eco friendly como lo son la inclusión y la igualdad, el fortalecimiento de la comunicación y la transparencia, y el desarrollo de las economías locales, todo esto junto en un gran propósito que beneficia a quienes están invitados a la cita, pero también al planeta.
A continuación, puede ver ejemplos de eventos sustentables en el mundo que sirven de referencia a la hora de decidir adoptar esta orientación y entrar en esta tendencia global.
5 ejemplos de eventos sostenibles
Si de lo que se trata es de cuidar el medio ambiente y ahorrar dinero al mismo tiempo, estos ejemplos a continuación sirven de inspiración para quienes quieren apostarle a un evento sostenible:
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Glasgow 2014 Commonwealth Games
Es un evento deportivo que busca cero desperdicios a vertederos.
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Oracle OpenWorld
Es un evento que ha donado hasta 9.390 alimentos y cualquier producto perecedero no utilizado a la caridad.
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ITB Asia
Redujo su huella de carbono en un 5% al utilizar iniciativas de ahorro de energía.
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CIBJO Congress
Es un evento de joyería libre cien por ciento de carbono.
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The Croissant Neuf Summer Party
desarrolló todo el evento con energía solar y eólica.
Ahora bien, si organizar un evento tradicional supone una gran cantidad de trabajo por hacer, realizar un evento ecosostenible no es la excepción, de hecho, es aún más complejo porque implica pensar en que cada detalle aporte al propósito, no solo del evento en sí, sino de ser sostenible.
Aquí le damos algunos consejos para aplicar la sostenibilidad en sus eventos:
Consejos para organizar eventos sostenibles
Según el portal ecoemprende.com, hay distintos factores que deben tenerse en cuenta en la organización de este tipo de eventos. “Estos son el manejo de los residuos; el agua y la energía la movilidad; la alimentación; la protección del entorno; y la comunicación”.
La recomendación es que desde la planificación se evalúe si realmente se cumplen las condiciones de sostenibilidad en el evento, que van desde la revisión de factores como el lugar, los servicios y el tipo de reunión.
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Tendencia a lo digital:
la comunicación, confirmaciones, anuncios y, en general, toda la información del encuentro se realiza por correo electrónico o a través de las redes sociales y sitio web. También es posible incluir una app con toda la información del evento y tener a los códigos QR como los aliados para permitir los accesos al recinto.
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Proveedores sostenibles en la lista:
qué más tranquilidad se puede tener a la hora de realizar un evento sostenible que contar con empresas o personas que sigan los criterios de sostenibilidad y que tengan la experiencia en este tipo de encuentros. Hoy en día muchos operadores, hoteles y responsables de la alimentación apuestan por este tipo de ofertas sostenibles.
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Contratación para el mercado locales:
lo ideal es promover el desarrollo del sector en el que se realiza el evento, utilizando productos producidos en la región, lo que no solo apalancará esta economía, sino que reducirá la huella de carbono.
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Al mínimo con la contaminación acústica y lumínica:
elegir luces tipo led o de bajo consumo y tener altavoces en lugares estratégicos para distribuir el sonido es una forma significativa de reducir esta contaminación que, además, no hace sentir muy bien a los invitados cuando se abusa de estos elementos.
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Más platos fríos y vajilla reciclada:
esta es una manera de evitar usar hornos eléctricos y de no tirar a la basura más residuos. Además, es importante tener en cuenta contar con lugares estratégicos para disponer residuos y separar los orgánicos de los inorgánicos.
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Menos consumo de agua:
tanto en los baños como en los grifos es indispensable ubicar mecanismos que controlen la salida de agua, de modo que con esta se tenga un uso responsable.
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A la hora de entregar material promocional:
es mejor optar en este punto por artículos fabricados en materiales biodegradables o reciclados que no contaminen el medio ambiente.
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El tema del transporte es relevante:
ideal sería seguir en la onda que dejó la Pandemia en la que las reuniones son virtuales, pero es claro que después de mitades del 2021 las empresas han empezado a abrir de nuevo sus mentes a eventos presenciales. Por esto, uno de los puntos a considerar cuando el lugar de encuentro es físico es el transporte, apuntando a sitios donde haya mayor afluencia de transporte público o, en su defecto, negociar un descuento con las compañías locales. También, si en definitiva al lugar no se llega fácil de esta forma, una opción es promover en los invitados la posibilidad de compartir su carro.
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Elegir bien la sede es clave:
es ideal elegir un lugar que conecte con estas tendencias sostenibles y que tengan certificaciones de calidad ambiental. Dentro del espacio es importante, por ejemplo, que en el lugar de carteles haya pantallas, y que garantice el acceso a personas con movilidad reducida, entre otros aspectos.
La protección del entorno es vital:
si el evento es realizado en exteriores el impacto puede ser importante en el entorno natural. Por esto, es necesario tener en cuenta algunas medidas como no desarrollar el evento en lugares que son patrimonio de la humanidad, ser cautelosos con el uso de fuego para prevenir incendios forestales, y hacer un manejo a conciencia de los residuos de alimentos para proteger así la fauna y la flora del ambiente.
¿Por qué buscar escenarios sostenibles?
Sin duda, gran parte de los consejos anteriormente detallados tienen que ver con la elección correcta del lugar, pues un recinto de eventos que se considere sostenible cuenta con muchas de estas variables ya listas y dispuestas para que los organizadores del evento tengan todo bajo control.
El Centro de Convenciones de Costa Rica está a la altura de estas exigencias, pues nuestros espacios son responsables con el ambiente e inspirados en la biodiversidad, en la cultura y en la autenticidad de Costa Rica. Es un sostenible, en medio de elementos que le brindan modernidad y versatilidad.
¡Y no lo olvide! No menos importante es el tener una comunicación clara y sincera con los invitados sobre el propósito sostenible del evento, hablándoles desde el inicio de esas buenas prácticas que se quieren adoptar y que dependen de su buen comportamiento.
Al final, en el informe de resultados del encuentro es importante destacar los logros que se han alcanzado con su puesta en marcha y lo mucho que sirve de inspiración para eventos futuros.
