En el dinámico y exigente entorno de la industria de reuniones, la sostenibilidad ha pasado de ser una aspiración complementaria a convertirse en un eje transversal que define la excelencia organizacional. En el caso del Centro de Convenciones de Costa Rica (CCCR), esta transformación se manifiesta en un profundo compromiso institucional con la descarbonización y la regeneración ambiental. En este contexto, la coordinación eficaz de equipos multidisciplinares se presenta no solo como una necesidad operativa, sino como un componente estratégico fundamental para lograr eventos verdaderamente sostenibles. La integración de diversas áreas de trabajo bajo una visión común permite que cada detalle del evento, desde la planificación hasta la coordinación, garantice una gestión adecuada de los residuos.
La sostenibilidad en los eventos comienza con equipos que piensan y actúan en sintonía.
Uno de los principales retos en la coordinación de eventos descarbonizados reside en armonizar los esfuerzos de departamentos con funciones muy diferentes. Los equipos de planificación, infraestructura, audiovisuales, gastronomía y otros departamentos deben comunicarse y actuar como una sola unidad, sin perder de vista sus responsabilidades específicas. Esta interdependencia funcional requiere una sólida cultura de colaboración, reforzada por procesos claros, una comunicación eficaz y objetivos ambientales compartidos. Cuando los equipos no están alineados, surgen contradicciones operativas: las decisiones de un departamento pueden neutralizar o dificultar el progreso sostenible de otro. Por lo tanto, es fundamental promover espacios de capacitación conjuntos y reuniones interdepartamentales donde se construya una comprensión compartida de lo que implica un evento descarbonizado.
El CCCR ha afrontado este reto de forma ejemplar adoptando la metodología CarbonClear Events By Heroica, una herramienta innovadora que garantiza que el 100 % de los eventos celebrados en el recinto tengan un enfoque de descarbonización sólido y medible. Esta metodología requiere la participación coordinada de todos los equipos involucrados, desde la selección de proveedores hasta la definición del tipo de transporte ofrecido a los asistentes. Cada decisión se evalúa con base en criterios de reducción de la huella de carbono. El resultado no solo es un evento más limpio en términos ambientales, sino también una experiencia más coherente, ética y apreciada por los participantes.
Cada decisión compartida entre los equipos supone un paso hacia eventos con un impacto positivo y una huella mínima.
El éxito de este tipo de coordinación no se logra únicamente con herramientas metodológicas; También requiere un liderazgo consciente que inspire, escuche y facilite. Los coordinadores de eventos tienen la responsabilidad de convertirse en verdaderos integradores de visiones, promoviendo el diálogo interdisciplinario, anticipando riesgos y alineando calendarios, presupuestos y objetivos. Además, deben ser conscientes de la importancia de incluir a todos los actores del evento, desde los proveedores técnicos hasta el personal, en la cultura sostenible que buscan promover. Solo así podrán garantizar que la sostenibilidad no sea un elemento decorativo, sino una lógica operativa transversal y profunda.
Una coordinación eficaz convierte la diversidad del equipo en un motor de descarbonización.
A medida que el sector de reuniones avanza hacia modelos más regenerativos, se hace evidente que la sostenibilidad no es responsabilidad de un solo equipo, sino de toda la organización. Por lo tanto, la coordinación eficaz de equipos multidisciplinares es una condición esencial para lograr eventos descarbonizados que no solo minimicen su impacto, sino que también tengan un impacto positivo en el medio ambiente y las personas. El caso del CCCR demuestra que, con una visión compartida, una metodología sólida y una colaboración genuina, es posible repensar los eventos tradicionales y transformarlos en un catalizador del cambio sistémico hacia una sociedad más sostenible.
Coordinador de Planeación y Eventos
